HYBRID WORKING

La nuova modalità di lavoro per la Smart Enterprise

Hybrid Working Flow

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Oltre lo home working

COVID-19 ha messo in luce la fragilità dell’organizzazione del lavoro tradizionale, basata sulla concentrazione di molte persone in ambienti fisici delimitati.

Durante il lockdown, lo home working ha rappresentato per molte aziende l’unica strada percorribile per mantenere aperta l’attività.
I risultati di questa sperimentazione forzata sono tuttora oggetto di discussione tra i soggetti coinvolti: imprenditori, dipendenti, sindacati e operatori dell’indotto.

L’esperienza ha mostrato tutti i vantaggi ma anche i limiti del lavoro svolto da casa durante la pandemia:
strade deserte, imprese con grandi uffici vuoti, scrivanie inutilizzate, dotazioni individuali inadeguate e collaboratori in difficoltà nel ricavare uno spazio di lavoro confortevole all’interno della propria abitazione.

Cos’è Hybrid Working?

Hybrid Working è un servizio innovativo di Plug-in per gestire in maniera ottimale una nuova modalità di lavoro collaborativo ibrido, in parte eseguito a casa e in parte svolto presso la sede aziendale.
L’alternanza tra lavoro da casa e in presenza in sede permette di sfruttare tutti i vantaggi dello home working preservando la dimensione collettiva e relazionale, fondamentale per mantenere la squadra unita e le persone motivate.

Con Hybrid Working l’impresa dispone di tutti gli strumenti hardware e software per gestire con semplicità gli aspetti logistici e organizzativi legati al lavoro ibrido:

  • Una postazione ergonomica per lavorare da casa
  • Un portale web dedicato e un’app iOS/Android
  • Un dispositivo in sede per registrare accessi e presenze

Hybrid Working non sostituisce i tool di collaboration ma li affianca per consentire all’impresa e agli utenti una gestione ottimizzata e condivisa delle facilities.

Hybrid Working > quanto costa

Hybrid Working identifica in un canone fisso per postazione il costo di utilizzo del software e dell’hardware.
Nel canone, sono compresi i servizi di installazione, assistenza, e sostituzione dell’hardware. Il contratto è modificabile in corso d’opera per far fronte a nuove esigenze.

Il costo è legato al numero di postazioni e alla durata del contratto. Normalmente, l’importo risulta decisamente inferiore rispetto agli oneri sostenuti dall’azienda per allestire e gestire una postazione interna o noleggiarla presso strutture di co-working.

Rispetto a una gestione diretta, oltre al risparmio, l’azienda consegue una serie di vantaggi sostanziali:

  • riduzione della risorse impegnate
  • costi certi e prevedibili
  • nessun capitale immobilizzato
  • detraibilità totale nell’esercizio fiscale
  • nessun onere gestionale

Come funziona Hybrid Working

1. La postazione per lavorare da casa
Plug-in consegna gratuitamente al domicilio del collaboratore una dotazione completa per poter
lavorare da casa nelle migliori condizioni:

  • sedia ergonomica conforme alle normative
  • monitor multimediale 27” per poter collegare il notebook aziendale
  • tastiera separata e mouse wireless
  • stampante multifunzione e distruggi documenti
  • cuffia con microfono per videoconferenza
  • poggiapiedi e poggiapolsi
  • desk opzionale per chi dispone di uno spazio da dedicare

2. L’organizzazione del lavoro in sede
Plug-in mette a disposizione dell’azienda un portale Hybrid Working e un’app dedicata.
Gli utenti possono accedere via web o dallo smartphone all’applicazione per organizzare le proprie giornate di lavoro in sede.
Una dashboard semplice e chiara permette di:

  • visualizzare e ricercare gli spazi e le postazioni disponibili in una data precisa o in un intervallo di tempo
  • prenotare uffici, sale riunioni e scrivanie
  • organizzare incontri e riunioni con colleghi, clienti e fornitori
  • trasmettere gli inviti, le informazioni logistiche e un QR-code appositamente generato per il self check-in alla reception

3. Il controllo degli accessi in sede
Plug-in fornisce in opzione Kokous HW, un terminale da collocare in reception per la gestione automatica degli accessi.

Self check-in
Giunto in azienda, l’utente mostra il QR-code al terminale Kokous HW, il dispositivo identifica l’utente e, se richiesto, rileva la sua temperatura corporea e la presenza della mascherina di protezione. Nel caso di visitatori esterni il sistema stampa automaticamente il badge.
Superati i rapidi controlli si raggiungono le postazioni precedentemente riservate. Lungo il percorso è possibile collocare una segnaletica digitale gestibile dall’applicazione per contrassegnare le sale e indicarne l’effettiva occupazione.

Self check-out
All’uscita, mostrando nuovamente il QR-code al terminale, si registra l’abbandono della sede.

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